Как собрать все переписки из WhatsApp в CRM

Общаться с клиентами в мессенджерах удобно как для компаний, так и для клиентов. Но когда бизнес расширяется и клиентов становится больше, сразу встает вопрос: как все собрать в одном месте, чтобы не терять данные о клиентах и сделках, анализировать их и в целом сделать работу проще? Есть, конечно же, CRM, но туда кто-то же должен регулярно вносить информацию и не забывать об этом. И как лучше: делать это самому или нанять кого-то? В этой статье разберем, как можно собрать переписки и заявки в одном месте без лишних хлопот.


Как собрать переписки и информацию о клиентах в одном месте

Когда растет компания, информации становится так много, что ее нужно срочно систематизировать. И есть два способа это сделать: ручной и автоматический. Рассмотрим каждый из них.

1. Ручной способ (вручную заводить данные в CRM)
Ручной способ – это относительно бесплатный (и очень дорогой, если нанимать сотрудника для работы с CRM), долгий способ, который привязан к человеческому фактору.

Для того чтобы добавить информацию в CRM, нужно открыть переписку и скопировать оттуда данные и вставить в карточку сделки. И об этом еще нужно не забыть, а при переносе данных ничего не перепутать. А если информацию вносит один сотрудник, а переписываются другие, то они еще должны переслать друг другу данные.

А чтобы написать новому контакту, нужно:

• Добавить телефон в контакты.
• Дождаться, пока WhatsApp обновит список контактов. А для корректного использования WhatsApp Web – перезагрузить его.
• После этого открыть WhatsApp и найти контакт, чтобы написать ему.

Когда переписки и общение с клиентами привязаны к одному телефону, если сотрудник с этим телефоном увольняется или уходит в отпуск, есть риск потерять данные о клиенте и его контакты. Другому менеджеру для общения с этим клиентом придется писать от другого номера, что может путать клиента.

Это неудобно ни для клиентов, ни для сотрудников. Проще сразу, чтобы все переписки были в CRM и для этого можно использовать WhatsApp Business API.

Вывод: Ручной способ подходит тем, у кого не очень много клиентов или есть на это время, которое надо чем-то занять.

2. Автоматический способ (с помощью интеграции с CRM)
Мессенджеры можно соединить с CRM-системами, чтобы избежать ручной муторной работы. Официально интегрировать можно только версию WhatsApp для бизнеса – WhatsApp Business API.

При использовании таких интеграций вся переписка происходит через CRM-систему. Все входящие сообщения в WhatsApp поступают в CRM и сохраняются там. А как только начинается чат с клиентом, карточка сделки создается автоматически.

С одного номера в CRM могут общаться все менеджеры, а руководители – просматривать, как идет работа. Также есть возможность настроить различные уровни доступов для сотрудников. Количество пользователей не ограничено.

В зависимости от CRM условия по оплате и количеству сообщений могут быть разные. Я в этой статье опираюсь на функционал и возможности интеграции WhatsApp c amoCRM и Битрикс24.
Но есть и минус: диалог с клиентом можно начать только с шаблонного платного сообщения. После ответа клиента с ним можно переписываться в свободной форме 24 часа.

Можно подключить интеграцию и с обычным WhatsApp. Но это рискованно, так как такие решения нарушают пользовательское соглашение мессенджера. При обнаружении нарушения номер могут заблокировать. Подробнее о разнице использования обычного WhatsApp и WhatsApp Business API можете почитать здесь.

Дополнительные возможности интеграции мессенджера с CRM

Переписки в CRM, автоматическое создание сделок и сохранение информации – это не единственные плюсы интеграции WhatsApp с CRM. Автоматизировать работу, подключив CRM, можно еще с помощью:

Подключения чат-ботов
Через CRM можно подключить ботов, которые возьмут на себя рутинные задачи: уведомления, ответы на частые вопросы, опросы, постановка задач сотрудникам, смена этапов воронки и др. Боты полезны не только для сотрудников, но и для клиентов, ведь они смогут получать ответы на вопросы в любое время суток, не дожидаясь ответа сотрудника.

Для настройки чат-бота не нужны сторонние специалисты, его можно самостоятельно настроить в amoCRM или Битрикс24.

Запуска рассылок
С помощью интеграции WhatsApp Business API можно сегментировать целевую аудиторию и настроить автоматическую рассылку по базе контактов и по определенным сценариям: от сбора отзывов до прогрева для покупки. Нет ограничений по количеству получателей и нет риска блокировки за спам, ведь шаблонные сообщения проходят модерацию в Facebook*.

Выставления автоматических ссылок на оплату
Через CRM с помощью интернет-эквайринга можно автоматически выставлять ссылки на оплату в чате. И все это без необходимости заходить в личный кабинет банка и копирования ссылки оттуда. Также можно настроить уведомление о поступлении оплаты. Таким образом, не придется постоянно заглядывать в кабинет банка, а оплаченные сделки будут автоматически отмечаться в системе.

Проверки номера на наличие WhatsApp
Через некоторые CRM можно узнать, есть ли у получателя сообщения номер в WhatsApp. Если нет, то можно настроить отправку SMS.

Весь возможный функционал интеграции зависит от выбранного для работы сервиса. Мы указали самые распространенные функции, которые есть, например, в сервисе Radist.Online.


Какие преимущества интеграции
Мы уже поговорили о возможностях интеграции CRM, а теперь отдельно выделю, чем и как именно автоматизация полезна для разных сотрудников. Так, интеграция WhatsApp с CRM-системами позволяет:

Менеджерам:

• Переписываться из карточки в CRM;
• Общаться нескольким сотрудникам с одного номера;
• Работать нескольким сотрудникам с одним клиентом;

Сохранять данные и переписку без ручного «копировать/вставить»;

• Автоматически создавать сделки, как только начинается общение с клиентом;
• Настроить доступ, чтобы любой сотрудник видел информацию по сделке.

Руководителям:

• Проверять, как сотрудники общаются с клиентами;
• Не потерять информацию, даже если сотрудник увольняется или уходит в отпуск;
• Удобно анализировать сохраненные в CRM данные.

Кейсы
Вместо тысячи слов, лучше показать на примерах, как автоматизация WhatsApp помогает компаниям:

Кейс №1: С помощью рассылки в WhatsApp онлайн-школа заработала 300 000 ₽, потратив 3 000 ₽

Проблема: У художественной онлайн-школы «Procreateschool» снизилось количество лидов и упали показатели в рекламных каналах. Поэтому нужно было реактивировать спящую базу клиентов и монетизировать ее с помощью рассылок в WhatsApp и при этом избежать блокировки номера.

Результаты:
С помощью проработки воронки продаж и настройки автоматизации и рассылок удалось добиться конверсии в продажу – 16%. Теперь с 1000 отправленных сообщений в среднем 60 клиентов совершают покупку.

• Средний чек клиента — 5000 ₽
• Затраты – 3000 Р
• Прибыль с рассылки с 1000 сообщений — 300 000 ₽

Читать подробнее →

Кейс №2: C помощью WhatsApp увеличили продажи онлайн-курсов на 60%

Проблема: У
онлайн-школы, занимающейся подготовкой к естественным родам, снизилось количество заявок.
И для решения этой проблемы нужно было автоматизировать прогрев клиентов, пришедших с рекламы в WhatsApp.

Результат:

• С помощью подключения WhatsApp к amoCRM и настройки чат-бота и рассылок стали экономить 40 часов работы менеджеров в месяц. Появилась аналитика эффективности лид-магнитов и увеличилась лояльность клиентов.
• Конверсия посещаемости вебинаров клиентами, которые записались, выросла на 62%: с 18% до 80%.
• Уменьшилось количество входящих обращений, но при этом выросли обороты компании на 60%: с 2 500 000 рублей в месяц до 4 000 000.

Читать подробнее →

Заключение
Как видите, у автоматизации работы с помощью интеграции WhatsApp с CRM много преимуществ. Также автоматизация значительно расширяет возможности взаимодействия с клиентами и, соответственно, увеличивает продажи. Это сохранение информации и переписок в системе, автоматизация рабочих процессов, запуск рассылок, организация командной работы, удобный анализ данных и многое другое.

Вы можете протестировать эти функции бесплатно через сервис Radist.Online (3 дня). Просто зарегистрируйтесь в личном кабинете. А если у вас нет CRM, можете попробовать наш продукт RadistWeb, который представляет из себя простую CRM с набором самых необходимых функций.

* Facebook - организация признана экстремистской и запрещена на территории Российской Федерации.